Je archief duurzaam bewaren

Fysiek archief verpakken

Je fysiek archief verpak je idealiter in zuurvrij verpakkingsmateriaal om de stukken samen te houden en te beschermen tegen licht, vocht en stof. Wanneer het archiefstuk beschreven is, doe je het stuk in een zuurvrije map en schrijf je er in potlood het inventarisnummer op. Ook kan je vermelden hoeveel mappen er zijn door ze in breukvorm te noteren (vb. de eerste van de vijf mappen krijgt de breuk 1/5, de tweede 2/5, etc. Zo zie je in één oogopslag dat er meerdere mappen aanwezig zijn in je archief. De mappen zelf doe je in een zuurvrije doos, waarop je de inventarisnummers vermeld van de stukken die erin zitten.

Enkele tips en tricks voor het verpakken van fysiek archief:

• Indien er niet genoeg ruimte is om grote formaten plat te bewaren, is het beter ze op te rollen dan ze te vouwen. Een andere oplossing is het aankopen van een ladekast. Houd hierbij rekening dat de documenten vlot uit de kast moeten kunnen gehaald worden.
• Gebruik voor het labelen van papieren stukken of andere documenten een zacht potlood.
• Wanneer je het oorspronkelijk verpakkingsmateriaal verwijdert, controleer dan zeker of de verpakking geen informatie bevat in verband met de inhoud, context en ordening van het archief. Indien dit wel het geval is, neem je deze gegevens over op de nieuwe verpakking.

Het aankopen van verpakkingsmateriaal voor je archief is een investering. Houd hierbij rekening met je budget, de materialen en objecten die aanwezig zijn in je archief, de kwaliteit van depotruimte, etc. Er zijn goedkopere alternatieven die tijdelijk voor een oplossing kunnen zorgen om schade te voorkomen, zoals bruin verpakkingsmateriaal of kalkpapier.

Op de TRACKS-website vind je meer informatie terug over verpakkingsmateriaal voor je archief. Check ook zeker de Erfgoedwijzer van FARO.

Depotruimte inrichten

Het investeren in duurzaam verpakkingsmateriaal is al een goede start om het archief op langere termijn te bewaren. Bekijken hoeveel depotruimte je ter beschikking hebt en hoe je deze optimaal kan inrichten, is een potentiële tweede stap. Je kan hier zo ver in gaan en zo veel in investeren als je zelf wilt, door bijvoorbeeld machines te kopen die de tempartuur en luchtvochtigheid onder controle houden, etc.

Indien je dit liever niet doet, kom je met de volgende tips en tricks al ver:

• Zorg voor een constante temperatuur en vochtigheidsgraad
• Zorg dat het archief niet op de grond en uit de buurt van risicofactoren (zoals water) staat
• Vermijd blootstellingen aan licht
• Vermijd stof door gebruik te maken van een gesloten verpakking
• Verwijder schadelijk materiaal zoals metaal (denk bijvoorbeeld aan nietjes en paperclips), elastieken en plastic mapjes

Digitaal archief bewaren

Het digitaal bewaren van je archief brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. De kans bestaat dat digitale bestanden die je jaren geleden hebt aangemaakt vandaag niet meer geopend kunnen worden of er anders uit zien. Dit geldt ook voor bestanden op je computer, tablet, USB-sticks, cd-roms of externe harde schijven. Niet alleen de gegevens, maar ook de dragers en bijhorende software kunnen door technologische veranderingen onbruikbaar worden. Kijk maar naar de cd-roms: die kunnen we vandaag de dag niet meer zonder een externe lezer raadplegen.

Daarnaast is het ook noodzakelijk om rekening te houden met de levensduur van de drager. Voor een externe harde schijf rekenen we een vier jaar; het is dus belangrijk ze tijdig te vervangen. Om verlies tegen te gaan, raden we ook aan om een externe drager te combineren met de ‘Cloud’.

Enkele tips en tricks om je digitaal archief goed te bewaren:

• Maak een duidelijke en overzichtelijke mappenstructuur. Houd hierbij rekening met de ordening die je hebt aangebracht bij je fysiek archief. Is het mogelijk om deze ook toe te passen op je digitaal archief?
• Gebruik logische en duidelijke naamgeving voor je mappen en documenten. Zorg ervoor dat iedereen de naam op dezelfde manier interpreteert en dat er geen verwarring of overlap mogelijk is.
• Kies voor duurzame bestandsformaten, zoals pdf of TIFF.
• Maak op regelmatige basis (wekelijks of maandelijks) een back-up van je digitaal archief. Check ook of je dragers nog werken en of je de bestanden kunt openen.

Zowel het bewaren van het digitaal archief, als het fysiek archief is een investering. Houd hierbij dus rekening met je budget en de middelen die je ter beschikking hebt.

Lees ook: Digitaliseren.