Kan je gemakkelijk zaken terugvinden in je archief? Bestaat er een recente lijst en/of inventaris? Zijn er al stappen ondernomen om het archief in kaart te brengen? Als het antwoord op deze drie vragen ‘nee’ is, is het aangeraden je archief te ordenen, beschrijven en toegankelijk te maken voor het breder publiek. Denk na over je visie rond het archief. Noteer welke stappen je wil ondernemen, wat je motivatie is en welke doelen je wil bereiken. Door hierover na te denken, met elkaar in gesprek te gaan en dit te noteren heb je steeds iets om doorheen het proces naar terug te grijpen en motiveert het om verdere stappen te ondernemen.
Op deze pagina
Als eerste stap ‘Ga je opzoek naar je archief’. Vaak worden archieven in meerdere ruimtes of locaties, zoals in je bureau of atelier, bewaard. Door deze verspreiding verlies je het overzicht van je archief waardoor je niet weet wat er bewaard is gebleven en je ook stukken kunt verliezen. In vele gevallen zijn archieven onoverzichtelijk bewaard en slechts gedeeltelijk ontsloten. Ga dus als eerste stap op zoek naar je archief om deze in kaart te brengen.
Wanneer je hebt kunnen vaststellen waar het archief bewaard is, maak je een globaal overzicht van wat er bewaard is op welke locatie of ruimte. Dit kan aan de hand van een overzichtslijst waarin je kort de inhoud vermeld, of idealiter een plaatsingslijst. Deze lijst geeft een beknopte beschrijving van de archiefstukken geordend volgens de volgorde waarop ze gerangschikt zijn, om zo een algemeen overzicht te krijgen van het archief in de verschillende ruimtes waar het zich bevind. Verder biedt het de mogelijkheid om enkele delen steekproefsgewijs dieper te onderzoeken om de inhoud, staat en (potentieel) belang van het archief te bepalen.
Via de plaatsingslijst krijg je een eerste beeld van wat er bewaard is en word het mogelijk om prioriteiten vast te leggen. Open de kasten, schuiven, dozen, etc. en verken de inhoud. Houd hierbij rekening met aantekeningen en opschriften, ze kunnen waardevolle informatie bevatten. Het is dus zeker nog niet nodig om bij deze stap alle stukken één voor één te bekijken.
Noteer per onderdeel, schuif, kast of doos de volgende gegevens:
TIP: Neem even de tijd om elke plaats op te schrijven waar je je archief en de bijhorende materialen hebt opgeslagen, zowel fysiek als digitaal.
TIP: Breng het archief samen op één centrale plaats om er mee aan de slag te gaan. Zo kan je beter het overzicht bewaren en de kans verkleinen dat er iets verloren gaat. Bereid je voor en zorg voor enkele basisbenodigdheden zoals een pen, potlood en papier om snel notities te maken, een computer om de informatie gestructureerd te verwerken (via vb.: Excel) en eventueel post-its of etiketten. Voorziet ook voldoende ruimte en een stabiele werktafel om te kunnen starten.
Archief nalatenschap Balder en Mi Van Landuyt. Foto: CKV (2024).
Artistieke nalatenschap van Balder en Mi Van Landuyt
CKV is in gesprek met kunstenaar Mi Van Landuyt om samen de verschillende mogelijkheden tot een duurzame ontsluiting van de nalatenschap van Balder en Mi Van Landuyt te onderzoeken. Om een goed beeld te krijgen van het materiaal dat er bewaard is gebleven, stelde we een plaatsingslijst op. Dit overzicht helpt mee de volgende stappen voor de nalatenschap te beargumenteren, de noden in kaart te brengen en enkele concrete beslissingen te nemen.
(Nele Luyts – CKV)
Lees ook: Ordenen en beschrijven van je archief.