Een archief is een organisch geheel van stukken, die voortvloeien uit de activiteiten van een persoon, familie, organisatie, vereniging, etc. Deze documenten kunnen de vorm aannemen van brieven, postkaarten, rekeningen, agenda’s, notities en dossiers, maar ook van foto’s, films en digitale bestanden. Archiefstukken zijn uniek omdat ze rechtstreeks voortvloeien uit het functioneren van instellingen, personen of groepen, op zowel publiek als privaat niveau. De waarde en belang van deze stukken hangt niet af van het materiaal zelf maar wel van de betekenis die ze verwerven als deel van het groter geheel.
Bij een kunstarchief komen nog andere factoren aan bod. De archieven die kunstenaars vormen zijn vaak een hybride vermenging van zowel documenten als kunstwerken en ze bevatten meer dan wat de kunstenaar zelf gemaakt heeft in diens artistieke praktijk. Kunstarchieven kennen een grote diversiteit aan documenten van ‘klassieke’ archiefstukken, zoals correspondentie, uitnodigingen en drukwerk tot voorbereidend materiaal voor kunstwerken en objecten die deel uitmaken van het creatief proces. Zaken zoals bijvoorbeeld subsidiedossiers, boekhouding, briefwisseling, voorstudies, verzamelingen, objecten en drukwerk zoals flyers, affiches en krantenknipsels, maken onlosmakelijk onderdeel uit van een kunstarchief. Door de diversiteit van de archiefstukken vereist de zorg en beheer van deze archieven dan ook extra aandacht en inzet.
Let op: Bij (hedendaagse) kunstarchieven wordt het fysiek archief aangevuld met een digitaal archief. Dit bestaat uit de bestanden op je computer, laptop of tablet, maar ook uit wat je bewaard op cd-roms, USB-sticks of externe harde schijven. Het digitaal archief brengt eigen uitdagingen met zich mee rond het bewaren en ontsluiten ervan.
Waarom zorg dragen voor je archief?
Er zijn diverse redenen waarom het aanbevolen is om kunstarchieven te bewaren en ervoor zorg te dragen. Het archief is een geheugensteun en een kennisbron van de nalatenschap en wordt in eerste plaats bijgehouden omwille van haar informatieve waarde. Daarnaast maakt een kunstarchief onderdeel uit van je artistieke praktijk en kan de informatie nuttig zijn ter voorbereiding van tentoonstellingen, een publicatie of het uitschrijven van een biografie. Verder biedt het archief een draagvlak voor de dagelijkse werking van je estate en helpt het mee het verhaal van de kunstenaar te vertellen. Een geordend en geïnventariseerd archief vergemakkelijkt de toegang en nodigt uit om geraadpleegd te worden.
TIP: Stel binnen de estate een verantwoordelijke aan die zorg draagt voor het archief, voor het verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van de archiefstukken. Maak hierbij duidelijke afspraken en werk een takenpakket uit!
TIP: Blijf up-to-date! Werk een systeem uit dat je makkelijk kan aanvullen met nieuwe informatie.
Lees verder: In kaart brengen van je archief.