FAQ

Schetsen, mails of briefwisseling, jaarafrekeningen, vergaderverslagen, foto’s, …. Al dat materiaal zit soms verspreid op verschillende plekken, een deel thuis en stukje in je atelier of depot, in een kast of op je Google Drive. Ordenen begint met het maken van een overzicht van de verspreiding en eventueel omvang en toestand van je archief en/of collectie(s). Noteren waar een en ander zich bevindt, dat is eigenlijk al het halve werk.
Op basis van je overzicht kan je een ordeningsplan opstellen, een soort ‘mappenstructuur’. Je zal merken dat je snel vanzelf komt tot een aantal categorieën zoals bijvoorbeeld Projecten, Tentoonstellingen, Boekhouding, Rechten, Subsidieaanvragen of Voorstudies. Binnen deze categorieën kan je verdere onderverdeling aanbrengen, thematisch of chronologisch en kan je verder onderscheid maken al naargelang de vorm van de archiefstukken (foto’s, tekeningen,…). Zo’n goede structuur is de basis om je archief fysiek of digitaal ook per categorie te ordenen, bij voorkeur zuurvrij of in een duurzaam bestandsformaat. En het kan de basis vormen om je archief te inventariseren.

Elk archief is uniek en ordeningsplannen van andere kunstenaars of organisaties kunnen niet integraal overgenomen worden. Wel kunnen ze fungeren als inspiratiebron. CKV kan je voorzien in zo’n archiefschema [link documenten]. TRACKS verzamelde een aantal modellen op zijn website. Ze kunnen een hulp zijn bij het ordenen van je eigen archief.

Meer info over digitaal ordenen is beschikbaar via TRACKS: https://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/maak-een-ordeningsplanmappenstructuur

COMING SOON !!

Bewaar je gegevens om ze dagelijks te beheren en te gebruiken? Dan werk je met gangbare beheerformaten zoals .docx, .ppt of .mp4. Maar voor langere termijn sla je best deze documenten (ook) op in een ander, meer duurzaam formaat. Vaak zijn er meerdere antwoorden te geven op de vraag in welk bewaarformaat je best een bepaald bestand opslaat. Het hangt af van hoeveel info je wil bewaren, hoeveel tijd dat je wil steken in digitaliseren, omzetten, converteren en/of bewaren. TRACKS biedt een overzicht van de mogelijkheden, gaande van tekstbestanden tot technische tekeningen.

Wellicht helpt dit beknopte overzicht je al een eind op weg: tekstbestanden bewaar je best in PDF /A, tabellen bij voorkeur in .xls(x), eventueel .xml of .csv. en presentaties in .xml of.svg. Foto’s bewaar je in .tiff, geluidsfragmenten in .wav of .pcm en video in .mxf.

Meer info hierover is beschikbaar via TRACKS: : https://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/bestandsformaten-en-codecs

Waarom je digitaliseert bepaalt het antwoord op de vraag wat je wil digitaliseren. Wil je je analoge documenten en foto's digitaliseren om je website te voorzien van het nodige beeldmateriaal? Of merk je dat het nodig is om oudere bruikleendocumenten of contracten digitaal snel bij de hand te hebben om duidelijke afspraken te maken omtrent een nieuwe tentoonstelling? Laten gedigitaliseerde stukken je toe om online met andere kunstenaars te werken aan een nieuw project? Alleen al omwille van je dagelijkse werkzaamheden zijn de aanleidingen legio om delen van je archief en werk te digitaliseren.
Maar ook op lange termijn is digitalisering van je archief zonder meer nuttig. Zijn er stukken in je archief die door een minder goede bewaring enkel nog voor de toekomst te redden zijn door ze te digitaliseren? Wat wil je digitaal ter beschikking stellen voor onderzoekers of een ruimer publiek? Want online kan je 'oneindig' grote collecties tonen aan het publiek, zonder gebonden te zijn aan de fysieke bewaarplaats. Behalve toegankelijkheid en zichtbaarheid draagt digitalisering ook bij tot een veiliger archiefbeheer. Hoewel het nooit hetzelfde is als een origineel analoge stuk, is een digitale kopie een soort veiligheidskopie die naderhand nog valt te raadplegen.
Wat je digitaliseert, hangt af met andere woorden af van de prioriteiten die je jezelf vooropstelt, met oog voor het nut op de korte termijn èn de lange termijn. Een overzicht van je archief (een plaatsingslijst) helpt je om prioriteiten te stellen.

COMING SOON !!

Waar je best je gedigitaliseerde documenten en objecten bewaart, hang af van verschillende factoren zoals onder meer de opslagcapaciteit, de toegangssnelheid, de levensduur van de drager of de kostprijs. Algemeen gesteld bewaar je bij voorkeur de data op een harde schijf, de opslagcapaciteit en levensduurte hiervan is beduidend groter dan deze van bijvoorbeeld een CD, DVD of USB-stick. Het is aangeraden om je digitale bestanden op twee verschillende externe harde schijven te bewaren, apart van elkaar om mogelijk verlies door bijvoorbeeld diefstal, malware of brand te vermijden. Uiteraard kan je ook gebruik maken van diverse Clouddiensten. De omvang van je bestanden bepaalt de prijs. Nadeel is dat je op lange termijn niet weet wat organisaties zoals Google kunnen garanderen qua bewaring van en toegang tot je data.

Voor een goede omgang met je digitale data gelden dezelfde adviezen als bij analoge dragers: bewaar uit rechtstreeks zonlicht, vermijd grote temperatuurschommelingen en stof. Vermijd in het bijzonder elektromagnetische velden zoals microgolfoven of draadloze toestellen.

COMING SOON !!

Alles begint met een ordeningsplan of archiefschema. Eens je globaal weet wat zich waar bevindt, kan je starten om je archief nader te beschrijven of inventariseren. Je kan kiezen hoe diepgaand je te werk wil gaan: sommige onderdelen van je archief vereisen wellicht een beschrijving tot op stukniveau, andere onderdelen volstaan met een duidelijke beschrijving van een (deel)reeks. Zo’n beschrijving kan je maken in een .xls tabel, met daarin volgende kolommen: nummer, vorm (brief, foto, voorwerp, tekening,…), inhoudsbeschrijving, datum (eventueel begin- einddatum), omvang (stuk, map, omslag, MB, ….), afmetingen, bewaarplaats. Je ordeningsplan kan fungeren als verdere structurering van je inventaris.

COMING SOON !!

COMING SOON !!

COMING SOON !!

COMING SOON !!

COMING SOON !!