Dressez une liste des emplacements
Une fois que vous aurez déterminé où se trouvent les archives, établissez un répertoire de ce qui est conservé, et où ça l’est. Ce répertoire peut prendre la forme d’une liste avec une brève indication du contenu, ou idéalement d’une liste des emplacements qui fournit une description succincte des pièces d’archives, classées dans l’ordre dans lequel elles sont rangées. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble des archives pour chaque endroit de stockage. Cette liste permettra en outre d’examiner attentivement quelques pièces par échantillonnage en vue de déterminer le contenu de ces archives, leur état et leur intérêt (potentiel).
La liste des emplacements donne une première idée de ce qui est conservé et aide à définir des priorités. Ouvrez les armoires, tiroirs, boîtes, etc., et examinez leur contenu. Regardez bien les inscriptions et les titres, ils peuvent fournir des informations précieuses. Il n’est pas encore nécessaire, à ce stade, d’examiner chaque document un à un.
Pour chaque élément, tiroir, armoire ou boîte, notez les informations suivantes :
- Lieu : L’endroit où les archives en question sont conservées. Dans le cas d’archives numériques, il s’agira du type de support (disque dur, clé USB…).
- Description (type) : Donnez une brève description du contenu de cette partie des archives. Quels documents, dossiers ou séries organiques y trouve-t-on ? Quelles informations fournissent-ils ?
- Datation : La date du document le plus ancien et du document le plus récent ou, s’il n’y a qu’une pièce, la date de celle-ci.
- Volume : Nombre de cartons de déménagement, de boîtes d’archivage, de classeurs… et leurs dimensions
- État : Description de l’état des archives (bon, correct, dommages, moisissures…) et de leur conditionnement (emballage sans acide, à l’abri de la poussière…).
