Ordenen en beschrijven van je archief

Je archief ordenen

Na het in kaart brengen is het aangeraden om te beginnen met een ordening aan te brengen in je archief, een logische structuur zodat je gemakkelijk en efficiënt documenten en bestanden kunt terugvinden. Om te ordenen, rangschik je de documenten, stukken en reeksen volgens een op voorhand vastgelegd systeem, waarbij je rekening houdt met de vorm, inhoud en context van je documenten. Bijvoorbeeld breng je alle informatie en documenten per individuele en groepstentoonstellingen samen, sorteer je de correspondentie op chronologische en/ of alfabetische volgorde of groepeer je alle documenten in verband met de boekhouding.

Denk goed na over welk systeem je gaat gebruiken voor het ordenen van je archief en test deze uit. Houd hierbij rekening met wat er werkt voor jou als kunstenaar of voor de estate. Misschien werden de documenten immers al samengebracht volgens een bepaalde logica of was je al gestart met een specifiek systeem. Bekijk of je dit systeem verder kan aanhouden en schroef bij waar nodig.

Maak gebruik van het archiefschema als leidraad bij het ordenen van je archief. Check ook de TRACKS-website voor meer informatie over het opstellen van een ordeningsplan of mappenstructuur.

TRASH DAY of (digitale) opruimdag

Organiseer regelmatig (één of twee keer per jaar) een opruimdag of Trash Day om alle fysieke en digitale documenten op te ruimen die zijn blijven slingeren. Je kan afhankelijk van je prioriteiten zelf kiezen welke acties je uitvoert. Voeg de documenten toe op de juiste plaats in de structuur of map, kuis je e-mails op en vernietig de nodige stukken volgens de selectielijst.

Voor meer informatie over het organiseren van een opruimdag, check de website van TRACKS.

Je archief opschonen

Tijdens het aanbrengen van een ordening in je archief is het ook mogelijk om het archief op te schonen. Door het opschonen van het archief kan je alle overbodige elementen, zoals  archiefvreemd materiaal, dubbels of elementen die de documenten kunnen beschadigen verwijderen. Het kan ook zijn dat je bepaalde documenten zowel fysiek als digitaal hebt, zo kan je bijvoorbeeld een papieren afdruk hebben van een verslag maar bewaar je ook nog een digitale versie. Wanneer dit het geval is, kan je beslissen om één van de twee bestanden te verwijderen. Houd hierbij wel rekening mee dat in sommige gevallen het wel interessant is om zowel fysiek als digitaal te hebben, zoals bij drukwerk (affiches,  uitnodigingen,…).

Verwijder elementen die de archiefstukken kunnen beschadigen, zoals paperclips, elastieken, plastic mappen, ringmappen, lijm, etc. Verwijder ook dubbels (identieke documenten) en lege mappen.

Selectie uitvoeren op je archief

Via selectie bepaal je welke documenten je bewaart of vernietigt uit je archief. Het doen aan selectie is nodig omdat het niet wenselijk of haalbaar is om alle archieven integraal te bewaren.  Daarnaast helpt het om problemen te voorkomen, zoals dreigend plaatsgebrek of onoverzichtelijkheid. Vooraleer je selectie gaat uitvoeren is het noodzakelijk dat je eerst de waarde en het belang kent van de archiefstukken. Op basis van een waardebepaling kan je achterhalen welke waarde en functie de documenten, een reeks archiefstukken, een dossier of object heeft binnen het archief.

Het uitvoeren van selectie houdt in dat je een selectielijst gaat opstellen, waarin je beschrijft welke archiefstukken in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke voor vernietiging. In deze lijst werk je de keuzes uit die gemaakt zijn om selectie uit te voeren op je archief. Houd hierbij wel rekening dat er geen duidelijke richtlijnen voorhanden zijn en dat het afhankelijk is van archief tot archief. Ga met elkaar in overleg waarom je het stuk zou verwijderen en informeer in het geval van onduidelijkheden eventueel bij CKV.

Enkele voorbeelden tot selectie:

• Bij een organisatie kan beslist worden om na het verplichte termijn van tien jaar administratieve en financiële documenten, zoals de boekhouding te verwijderen, maar wel de grootboeken te behouden. Voor tentoonstellingen en projecten kan je beslissen om toch een deel van deze documenten te bewaren, omdat ze naast een juridische en administratieve waarde ook een artistieke en cultuurhistorische waarde kunnen hebben. Deze afspraak kan je dan bijvoorbeeld vastleggen in je selectielijst.
• Een ander voorbeeld van keuze dat je vast kan leggen, is het aantal exemplaren dat je gaat bewaren van bijvoorbeeld drukwerk zoals flyers, publicaties, uitnodigen en affiches. Zo kan je bijvoorbeeld afspreken om een drietal exemplaren van elk te archiveren.

Je archief beschrijven

Een belangrijke stap in het gebruiken en ontsluiten van je archief is het uitwerken van een gedetailleerde inventaris. Inventariseren is een vorm van beschrijven die een overzicht geeft van je archief aan de hand van een bestaande bepaalde ordening of een archiefschema. Het is een instrument om je archief toegankelijk te maken voor zowel jezelf, als de estate en anderen.

Bij het inventariseren kan je zelf beslissen hoe gedetailleerd je gaat in de beschrijving. In sommige gevallen is een plaatsingslijst voldoende. Bij andere wordt dan weer een inventaris gemaakt op reeks- of stukniveau. Een inventaris op reeksniveau groepeert alle stukken of documenten die gelijkaardig zijn of die zijn opgesteld vanuit dezelfde functie, in reeksen om ze op die manier te beschrijven. Bij een inventaris op stukniveau beschrijf je elk stuk afzonderlijk. De vraag die je hierbij kunt stellen, is of het wel zinvol is voor je archief om het zo gedetailleerd te beschrijven en welke meerwaarde het heeft.

Voor het opmaken van je inventaris kan je gebruik maken van het sjabloon ‘archiefschema’ dat opgesteld is door CKV, gebaseerd op de ISAD(G) Standaarden. Dit schema geeft al een globaal overzicht van welke onderdelen er aanwezig kunnen zijn en kan makkelijk aangepast en aangevuld worden volgens inhoud van je archief.

Artistieke nalatenschap van beeldende kunstenaar Walter Leblanc (1932-1986)

Tijdens het pilootproject ‘Nalatenschappen Kunstenerfgoed’ werd een deel van het archief van Walter Leblanc, beschreven, geordend en gedigitaliseerd. Door een goed overzicht te krijgen van het archief, deze raadpleegbaar te maken, biedt dit nieuwe mogelijkheden voor de Foundation om er verder mee aan de slag te gaan, deze te heractiveren en te ontsluiten voor het breder publiek. 

(Foundation Walter en Nicole Leblanc)  

Lees ook: Je archief duurzaam bewaren.