Classer et décrire des archives

Classer des archives

Après avoir établi un relevé des archives, il est conseillé de les classer, c’est-à-dire de les organiser selon une logique qui permettra de retrouver facilement et rapidement documents et fichiers. Cela signifie que vous allez ranger les documents, pièces et séries organiques selon un système défini au préalable, en tenant compte de la forme, du contenu et du contexte des documents. Vous pouvez, par exemple, rassembler toutes les informations et tous les documents relatifs à chaque exposition individuelle ou collective, trier la correspondance par ordre chronologique et alphabétique ou regrouper tous les documents comptables.

Réfléchissez bien au système que vous allez appliquer, et testez-le. Pensez en fonction de ce qui vous convient en tant qu’artiste, ou de ce qui convient dans le cadre de l’estate. Les documents ont peut-être déjà été rassemblés suivant une certaine logique, ou peut-être aviez-vous commencé à appliquer un système. Si oui, voyez si vous pouvez garder ce système en l’ajustant ci et là, au besoin.

Pour classer vos archives, vous pouvez vous baser sur le « modèle d’archivage ». Consultez aussi le site de TRACKS pour plus d’informations sur la méthode pour établir un plan de classement ou une arborescence de répertoires.

JOURNÉE GRAND NETTOYAGE (NUMÉRIQUE)

Planifiez régulièrement (une ou deux fois par an) une journée « grand nettoyage » pour ranger tous les documents physiques et numériques qui traînent. Vous pouvez choisir les actions à mener en fonction de vos priorités : ranger ces documents au bon endroit, trier ses e-mails ou éliminer certains documents conformément à la liste de sélection.

Pour en savoir plus sur l’organisation d’une journée grand nettoyage, voir le site Web de TRACKS.

Nettoyer ses archives

Vous pouvez profiter du classement de vos archives pour les « nettoyer », c’est-à-dire éliminer le superflu, tels que les éléments qui n’ont pas leur place dans des archives, les doublons (documents identiques) ou encore tout ce qui est susceptible d’endommager les documents. Il se peut aussi que vous ayez certains documents sous forme physique et numérique à la fois, par exemple une impression papier d’un rapport existant également en version numérique. Vous pouvez alors décider de supprimer un des deux documents. Pensez néanmoins au fait qu’il peut être intéressant, parfois, de disposer d’un document sous les deux formes, par exemple dans le cas d’imprimés (affiches, invitations…).

Éliminez tout ce qui peut abîmer les archives, comme les trombones, les élastiques, les chemises en plastique, les classeurs, la colle, etc. Supprimez les doublons et les dossiers/répertoires et fichiers que l’opération de nettoyage ou le temps auraient vidés de leur contenu.

Trier ses archives

Le tri sert à déterminer quels documents garder et lesquels éliminer. Il s’agit d’une opération indispensable, car il n’est souvent pas souhaitable ni même faisable de conserver l’intégralité des documents d’archives. Le tri permet en outre de prévenir des problèmes, tels que le manque de place ou le chaos. Avant de se lancer dans un tri, il est cependant indispensable de connaître la valeur et l’intérêt des différentes pièces d’archives. Une évaluation préliminaire permettra de déterminer la valeur et la fonction de documents, d’une série organique de pièces d’archives, d’un dossier ou d’une pièce d’archives.

Pour pouvoir trier, il faut donc d’abord établir une liste de sélection, dans laquelle on indique quels documents vont être conservés de façon permanente et quels documents vont être détruits. Dans cette liste, on met en application les choix qui ont été faits pour trier les archives. Notez qu’il n’existe pas de directives claires et que cela varie d’un fonds d’archives à l’autre. Discutez avec vos collègues des raisons pour lesquelles telle ou telle pièce devrait être éliminée. En cas de doute, demandez éventuellement conseil au CKV.

Quelques exemples de règles de tri :

• Une organisation peut décider d’éliminer ses documents administratifs et financiers, comme sa comptabilité, au terme du délai légal de dix ans, mais de conserver néanmoins les grands livres. Si ces documents portent sur des expositions ou des projets, vous pouvez décider d’en conserver une partie parce qu’ils ont, en plus de leur valeur juridique et administrative, une valeur artistique et historico-culturelle. C’est le genre de critères que vous pouvez définir dans votre liste de sélection. Pour plus d’informations, consultez la partie « Évaluation d’une succession » de ce dossier de connaissances.
• Autre exemple de critère de tri : le nombre d’exemplaires d’imprimés à conserver (flyers, publications, invitations, affiches…). On peut, par exemple, convenir d’archiver trois exemplaires de chaque.

Décrire des archives

Une étape importante pour l’utilisation et la mise à disposition d’archives est l’établissement d’un inventaire détaillé, c’est-à-dire une forme de description qui donne une vue d’ensemble des archives sur la base d’un classement prédéfini ou d’un schéma d’archivage (). C’est un instrument qui permet de rendre les archives accessibles, pour soi-même, pour un estate et pour autrui.

Vous pouvez décider du degré de détail de la description. Dans certains cas, une liste des emplacements sera suffisante. Dans d’autres, il conviendra d’établir un inventaire au niveau des séries organiques ou des pièces. Dans un inventaire au niveau des séries, toutes les pièces ou tous les documents de même nature qui se rapportent à une même fonction sont regroupés dans une même série et décrits ensemble. Dans un inventaire au niveau des pièces, chaque pièce est décrite séparément. Cela vaut la peine de se demander si cette démarche a un sens et ce que décrire ses archives jusqu’à ce niveau de détail pourrait apporter.

Pour établir votre inventaire, vous pouvez utiliser le modèle d’archivage créé par le CKV sur la base des normes ISAD(G). Ce schéma vous donne déjà une idée globale des différentes catégories de documents que peut contenir le fonds. Il peut être facilement adapté et complété en fonction du contenu effectif des archives.

Succession artistique de Walter Leblanc (1932-1986)

Lors du projet pilote « Succession du patrimoine artistique », une partie des archives de Walter Leblanc a été décrite, classée et numérisée. En obtenant une vue claire sur les archives et en les rendant consultables, de nouvelles possibilités s’ouvrent pour la Fondation afin de poursuivre ce travail, de réactiver ces matériaux et de les rendre accessibles à un public plus large.

(Fondation Walter et Nicole Leblanc)

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