Conserver durablement ses archives

Conditionnement des archives physiques

Pour conditionner des archives physiques, on utilisera de préférence des matériaux sans acide, et on les emballera de telle sorte que les pièces ne se détachent pas et qu’elles soient protégées de la lumière, de l’humidité et de la poussière. Une fois une pièce d’archives décrite, rangez-la dans un contenant sans acide et indiquez le numéro d’inventaire au crayon. Vous pouvez préciser le nombre de contenants en les numérotant sous forme de « fraction » (1/5 pour le premier sur cinq, 2/5 pour le deuxième, etc.). De cette manière, on voit au premier coup d’œil qu’il y a plusieurs contenants. Rangez-les à leur tour dans une boîte sans acide, sur laquelle vous indiquez les numéros d’inventaire des pièces qui s’y trouvent.

Quelques trucs et astuces pour le conditionnement des archives physiques :

• S’il n’y a pas assez de place pour conserver les grands formats à plat, mieux vaut les rouler que les plier. Une autre solution est d’acheter une armoire à tiroirs. Pensez au fait qu’il faut pouvoir retirer facilement les documents des tiroirs.
• Pour identifier des feuilles ou autres pièces en papier, utilisez un crayon tendre.
• En enlevant le matériau d’emballage original, vérifiez qu’il ne contient pas d’information sur le contenu, le contexte ou le classement de la pièce d’archives. Si c’est le cas, reportez ces informations sur le nouvel emballage.

Acheter des contenants d’archives est un investissement. Tenez compte de : votre budget, les matériaux et objets dont se composent vos archives, la qualité du local d’entreposage, etc. Il existe des solutions bon marché qui peuvent dépanner provisoirement, de manière à éviter les dommages, par exemple le papier kraft ou le papier calque.

Vous trouverez plus d’informations sur les matériaux de conditionnement pour archives sur le site de TRACKS. Autre site intéressant : Erfgoedwijzer (guide du patrimoine) du FARO.

Aménager un local d’entreposage

Investir dans des matériaux de conditionnement durables est un bon début pour la conservation à long terme de vos archives. Une deuxième étape pourrait être de voir de quel espace d’entreposage vous disposez et quelle serait la meilleure manière de l’aménager. Vous pouvez y investir autant que vous voulez et pouvez, par exemple, en le dotant d’appareils de régulation de la température et de l’humidité.

Mais si vous préférez limiter les dépenses, les trucs et astuces suivants vous seront déjà utiles :

• Veillez à maintenir une température et un taux d’humidité constants ;
• Ne laissez pas d’archives au sol et tenez-les éloignées de tout facteur de risque (comme l’eau) ;
• Évitez toute exposition à la lumière ;
• Gardez-les à l’abri de la poussière en utilisant des contenants fermés ;
• Éliminez les matériaux susceptibles de les endommager, comme le métal (agrafes ou trombones, notamment), les élastiques et les chemises en plastique.

Conserver des archives numériques

La conservation d’archives au format numérique comporte des difficultés bien spécifiques. Il y a des risques que des fichiers électroniques que vous avez créés il y a plusieurs années ne puissent plus être ouverts ou soient corrompus. Cela vaut pour les fichiers enregistrés sur ordinateur, tablette, clé USB, CD-ROM ou disque dur externe. L’évolution technologique peut faire que non seulement les données ne soient plus exploitables, mais aussi que les supports et les logiciels d’exploitation soient devenus obsolètes. Les CD-ROM, par exemple, ne peuvent plus être consultés si on ne dispose pas d’un lecteur externe.

Il faut en outre tenir compte de la durée de vie des supports : pour un disque dur externe, on compte environ quatre ans, il est donc capital de penser à temps à le remplacer. Pour éviter toute perte de données, nous conseillons d’associer un support externe avec le « cloud ».

Quelques trucs et astuces pour la conservation de vos archives numériques :

• Élaborez une arborescence de répertoires (dossiers) claire et précise. Demandez-vous s’il n’est pas possible d’appliquer à celle-ci la même structure que pour le classement de vos archives physiques.
• Appliquez un système de dénomination logique et clair pour vos dossiers et documents. Faites en sorte que tout le monde interprète les noms de la même façon et qu’il n’y ait pas de confusion possible.
• Optez pour des formats de fichier durables, comme PDF ou TIFF.
• Faites régulièrement (chaque semaine ou chaque mois) une sauvegarde de vos archives numériques. Vérifiez par la même occasion si vos supports sont encore fonctionnels et si vous pouvez ouvrir les fichiers.

Conserver des archives numériques représente également un investissement. Réfléchissez donc bien au budget et aux ressources dont vous disposez.

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