Omgang met archief-specifieke materialen

Hoe ga je om met de documenten en objecten die zich in een archief bevinden? Hieronder vind je een overzicht van hoe je met zorgzaam met deze materialen kan omgaan.

Papier & boeken:

• • Was je handen voor en na de omgang met het papieren archief, dit voor je eigen veiligheid.
  • Raak natte of oude documenten zo weinig mogelijk aan.
  • Gebruik nitril handschoenen en ondersteun kwetsbare papieren met zuurvrij karton. Bewaar boeken plat of rechtop met steun (niet scheef in de kast).

Foto’s & negatieven:

• • Draag schone nitril handschoenen wanneer je fotografisch materiaal hanteert. Gebruik geen handschoenen die rubber bevatten of katoenen handschoenen met nopjes.
  • Raak foto’s en negatieven nooit aan op het beeldoppervlak. Gebruik beide handen om fotografisch materiaal te hanteren en raak de chemische laag van de fotoafdrukken zo weinig mogelijk aan. Vermijd het bekrassen van deze bovenste laag.
  • Zorg voor gladde (zuurvrije) papieren tussenschotten om wrijving en krassen te voorkomen. Steek objecten die vaak gehanteerd worden of erg fragiel zijn in aparte, doorzichtige, archiefveilige plastic mapjes, zodanig dat ze veilig geraadpleegd kunnen worden.
  • Bewaar grote prints horizontaal.
  • Zorg voor een voldoende ruime en propere ruimte om in te werken en het fotografisch materiaal te bekijken, te verpakken, …

Cd’s & dvd’s:

1. • Fysieke digitale dragers zoals cd’s en dvd’s zijn evenzeer onderhevig aan externe schadefactoren zoals vocht, warmte en zonlicht, wat de kwaliteit van de informatie op de dragers kan verminderen. Maak een back-up op een externe harde schijf.
   • Probeer de informatie elke 5 jaar te kopiëren naar een nieuwe drager om natuurlijke degradatie te voorkomen.
   • Digitale bewaring is een continu proces: het biedt geen absolute garantie voor een duurzame borging van de opgeslagen informatie. Probeer daarom te voldoen aan minimale bewaarcondities en minimale digitale hygiëne (cf. digitaal archief).

Digitaal archief:

• Gebruik één centrale opslaglocatie voor alle essentiële digitale informatie. Werk je in een team? Dan is een gedeelde netwerkschijf of een cloudoplossing hiervoor het handigst.
  Tip: Lees bij cloudoplossingen steeds goed de gebruikersvoorwaarden. Bij sommige leveranciers verlies je rechten op je eigen werk, of kunnen derden toegang krijgen tot je informatie.
• Heb je nog belangrijke informatie op losse fysieke opslagmedia (USB-sticks, Cd’s, Dvd’s, diskettes,…)? Zet deze over naar je centrale opslaglocatie.
  Tip: Voor de meest gangbare oude opslagmedia is nog makkelijk leesapparatuur te vinden. Voor zeldzamere dragers kan je terecht in het Digital Repair Café, of bij gespecialiseerde firma’s.
• Maak regelmatig een back-up of veiligheidskopie. Doe dit indien mogelijk automatisch, en bewaar de back-up op een andere locatie. Bij een calamiteit kan je terugvallen op deze back-up om de schade te herstellen.
• Zorg voor een logische, overzichtelijke ordening van je informatie, bijvoorbeeld volgens je taken en activiteiten, per project/productie of per werkjaar.
• Geef mappen en bestanden een duidelijke naam, waaruit iedereen meteen kan afleiden wat de inhoud is. Gebruik daarbij enkel letters a tot z an A tot Z (zonder accenten), getallen 0 tot 9, underscores (_) en koppeltekens (-). Vermijd spaties en speciale tekens.
• Kies voor duurzame bestandsformaten. Is kiezen voor een duurzaam formaat niet haalbaar (bv bij complexe 3D-modellen)? Bewaar dan het originele bestand én één of meerdere afgeleiden, zoals afbeeldingen, screenprints, video’s of pdf’s.
• Organiseer enkele keren per jaar een opruimdag voor je digitale informatie. Hoe vaker je dit doet, hoe minder tijd dit kost. Bereid je goed voor: bepaal welke problemen je wilt aanpakken en maak een back-up.
• Investeer in digitale beveiliging.
  • Installeer antivirussoftware en een firewall. Wees je bewust van de gevaren van hacking en phishing.
  • Maak waar mogelijk gebruik van multifactorauthenticatie naast sterke wachtwoorden.
  • Houd je software up-to-date.
  • Werk je met meerdere mensen samen op je centrale opslaglocatie? Zorg dan voor goed toegangsbeheer: leg vast wie toegang nodig heeft tot welke informatie.