La première étape, quand on établit l’inventaire d’un œuvre, est de trouver le bon système. Chaque système a ses avantages et ses inconvénients. Il s’agit donc de trouver celui qui vous convient et qui répond le mieux aux caractéristiques de l’œuvre et/ou au fonctionnement de l’estate. On peut utiliser différents types de systèmes de gestion. Le choix dépendra des ressources, des finances et du temps dont on dispose.
- Fiches d’index ou carnet de notes
Avant l’invention de l’ordinateur, on utilisait des fiches d’index et une boîte à fiches ou fichier pour inventorier l’œuvre d’un·e artiste. L’avantage est que l’inventaire prend une forme tangible. Les désavantages du système sont cependant son manque de flexibilité, d’accessibilité et d’adaptabilité. On peut également mettre en question sa durabilité sur le long terme. Ce système peut toutefois être intéressant en combinaison avec un système numérique.
Remarque : Certaines personnes préfèrent démarrer avec un système papier et le convertir ultérieurement au format numérique, mais commencer directement avec un système numérique fait gagner beaucoup de temps, et le numérique offre en outre plus de possibilités.
- Microsoft Word ou Excel
Pour collecter et gérer des informations, on peut utiliser aussi bien MS Word que MS Excel. Les fichiers créés peuvent être consultés via Google Drive, ce qui permet notamment à plusieurs personnes de consulter ou modifier le même document en même temps. Ces logiciels permettent en outre à un·e producteur·ice d’archives ou à un·e artiste d’inventorier une œuvre de façon autonome, car ils sont faciles à utiliser. C’est un moyen rapide de faire l’état des lieux d’une œuvre.
- Base (ou banque) de données
Il existe des logiciels de gestion de bases de données spécialisés dans les œuvres d’art. C’est le système le plus professionnel et le plus spécialisé. Remarque : Toutes les bases de données n’offrent pas des interfaces conviviales. En outre, une base de données représente un investissement financier. Il faut acheter le logiciel de gestion, prévoir de l’espace de mémoire suffisant pour stocker la banque de données et d’éventuels frais de maintenance. Si vous faites ce choix, essayez de trouver un logiciel correct qui réponde et satisfasse aux besoins pour la succession (artistique) que vous gérez. Quelques bases de données intéressantes : FileMaker Pro, Artlogic, ArtArchive et Coeli, mais il y en a une pléthore d’autres.
Dans certains cas, on associera plusieurs systèmes différents pour l’inventaire d’un œuvre. On peut commencer simplement avec Word ou Excel, puis utiliser par la suite le système informatique des galeries ou musées avec lesquels on collabore. Discutez en détail des possibilités et des modalités, et voyez si c’est intéressant pour votre estate ou votre pratique artistique.
CONSEIL : Testez le système de gestion de l’œuvre sur l’inventaire des archives. Il est peut-être possible d’utiliser un seul et même programme ? Vous pourriez éventuellement réunir toute l’information au même endroit ou du moins associer les deux systèmes.
Si l’artiste a déjà développé son propre système d’inventaire pour son œuvre, il n’est pas nécessaire de recommencer le travail. Il faudra néanmoins vérifier si ce système est bien adapté à sa pratique artistique et au fonctionnement de l’estate. Il est important que l’inventaire soit logique pour vous, mais aussi pour les autres, et qu’il permette un accès à la collection. Il est également recommandé de voir ce qui a déjà été fait en rapport avec cet·te artiste : d’autres organisations gèrent-elles déjà des informations sur son œuvre ? Existe-t-il déjà des catalogues ou autres publications sur celle-ci ? Ces informations et documents peuvent constituer une bonne base de travail. On pourra aussi y faire référence dans la base de données.
Dresser l’inventaire d’un œuvre demande du temps, des ressources et de l’argent. Autrement dit, il est essentiel de définir d’entrée de jeu des objectifs clairs et précis et de les garder à l’esprit en planifiant le processus de travail, de manière à les atteindre au maximum. Réfléchissez bien aux ressources dont vous aurez besoin, au temps qui sera nécessaire pour rassembler les informations sur chaque œuvre et pour les intégrer dans l’inventaire. Pour certaines pièces, les informations foisonneront, tandis que pour d’autres, il faudra entreprendre une enquête. Élaborez un système qui puisse s’intégrer dans votre travail quotidien, de manière à pouvoir assurer la mise à jour.
CONSEIL : Fixez des règles claires. Qui sera responsable de l’intégration et de la mise à jour des données ? Procédez à des contrôles réguliers : toutes les informations ont-elles été correctement introduites ? Manque-t-il de nouvelles informations ? Bref : tenez votre inventaire à jour !
CONSEIL : Si vous êtes l’artiste, établissez une routine pour l’intégration des données dans le système : par exemple, chaque fois qu’une nouvelle œuvre est réalisée, ou bien à date fixe – tous les trois ou six mois – (pour compléter la base de données). Mettez en place un système de mise à jour/maintenance qui vous convient.
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