Een eerste stap bij het inventariseren van je oeuvre is op zoek gaan naar een goed systeem om mee aan de slag te gaan. Elk systeem heeft zijn eigen voor- en nadelen. Daarom is het aanbevolen om te zoeken naar een systeem dat voor jou werkt en voldoet aan de noden van het oeuvre en/of de werking van de estate. Je kunt verschillende types van beheersystemen gebruiken. Deze keuze is afhankelijk van je middelen, je financiën en tijd.
- Indexkaarten of een notitieboek
Voor de computer werd er gebruik gemaakt van indexkaarten, ofwel de zogenaamde fichebak, om het oeuvre in kaart te brengen. Het is een manier om de inventaris visueel zichtbaar te maken in de ruimte. Enkele nadelen van dit systeem zijn dat het minder flexibel, toegankelijk en aanpasbaar is. Ook de duurzaamheid op langere termijn kan in vraag gesteld worden. Dit systeem kan interessant zijn in combinatie met een digitaal systeem.
Let op: Al starten sommigen liefst nog met een papieren systeem, om dit later op de computer over te zetten, bespaart meteen digitaal werken heel wat tijd en kan het meer mogelijkheden bieden.
- Microsoft Word of Excel
Zowel Microsoft Word of Excel kunnen gebruikt worden als tool om informatie te verzamelen en te beheren. Deze kunnen ook geraadpleegd worden via Google Drive waardoor het bijvoorbeeld mogelijk is om met meerdere gebruikers tegelijk het document te raadplegen of het simultaan te bewerken. Verder biedt het de mogelijkheid om als archiefvormer of kunstenaar op eigen initiatief het werk te inventariseren. Het zijn makkelijke tools om op een snelle manier het oeuvre in kaart te brengen.
- Database
Databases zijn software die specifiek gemaakt zijn voor kunstenaars om hun oeuvre te beheren. Het is meest professioneel en gespecialiseerd systeem. Let wel op: niet elke database is even gebruiksvriendelijk. Verder kan het gebruik van een database een financiële investering zijn. Zo moet de software aangekocht worden om deze te beheren, moet er voldoende (opslag)geheugen zijn om deze te bewaren en kunnen er mogelijks nog verdere onderhoudskosten aan verbonden zijn. Best zoek je naar een goede database die voldoet aan jouw noden voor je (artistieke) nalatenschap. Enkele interessante databases zijn: filemaker pro, artlogic, artarchives en coeli), maar er zijn er nog zoveel meer.
In sommige gevallen worden er verschillende systemen door elkaar gebruikt om het oeuvre te inventariseren. Je kan eenvoudig starten met Word of Excel, om dan eventueel later gebruik te maken van het datasysteem van de galeries of musea waarmee je samenwerkt. Bespreek goed wat de mogelijkheden en afspraken zijn en bekijk of dit interessant kan zijn voor de werking van de estate of je artistieke praktijk.
TIP: Toets het systeem voor het oeuvre af aan de inventaris van het archief. Is het mogelijk om hetzelfde programma hiervoor te gebruiken? Zo kan alles samengebracht worden op één plek of kunnen beide systemen gekoppeld worden aan elkaar.
TIP: Neem ook een kijkje in het deel rond het in kaart brengen van je archief binnen dit kennisdossier voor meer praktische tips.
Wanneer de kunstenaar al zelf een systeem ontwikkeld heeft om hun oeuvre te inventariseren, is het niet nodig om dit opnieuw te doen. Wel is het belangrijk om te kijken of dit voldoet aan de noden van de artistieke praktijk en de werking van de estate. Zo moet de inventaris voor jou maar ook voor anderen logisch zijn en toegang bieden tot de collectie. Ook is het aangeraden om te kijken wat er al gedaan is rond de kunstenaar, of er andere organisaties zijn die al informatie beheren over het werk, en of er catalogussen of andere publicaties zijn verschenen. Dit kan een goede basis vormen om op verder te werken of naar te verwijzen in je database.
Het uitwerken van een inventaris voor een oeuvre vraagt tijd, middelen en financiën. Het is, met andere woorden, belangrijk om concrete en duidelijke doelen voorop te stellen en bij het plannen van het werkproces deze indachtig te houden om ze zo goed mogelijk te bereiken. Denk goed na over welke middelen je nodig hebt, hoeveel tijd het vraagt om de nodige informatie per kunstwerk te verzamelen en op te nemen in de inventaris. Sommige informatie is uitgebreid voorhanden, voor andere informatie moet er een zoektocht aangevat worden. Werk een systeem uit dat een onderdeel wordt van de dagelijkse werking, zodat het onderhouden kan worden.
TIP: Maak duidelijke afspraken rond de inventaris. Leg goed vast wie verantwoordelijk is voor het integreren en onderhouden van de data . Controleer de inventaris regelmatig: is alles nog wel correct ingevuld? En welke nieuwe informatie ontbreekt er? Houd je inventaris up-to-date!
TIP: Werk een goede routine uit om de data te integreren in het systeem. Dit kan zijn wanneer er een nieuw werk gemaakt wordt of een ingepland moment om de drie of zes maanden om het werk verder te documenteren. Werk een onderhoudssysteem uit dat voor jullie werkt om verder te onderhouden.
Lees verder: In kaart brengen van je oeuvre.