De eerste keuze die op dit vlak gemaakt moet worden is of je al dan niet een aparte juridische entiteit opricht voor de (artistieke) nalatenschap. In principe is het mogelijk om een werking uit te bouwen rond de nalatenschap zonder deze onder te brengen in een structuur. De nalatenschap blijft persoonlijk bezit en de inkomsten zijn voor de persoonlijke rekening. Volgens het recht is dit een natuurlijk persoon die een zelfstandige activiteit uitvoert. Je schrijft je in als zelfstandige en richt dus een eenmanszaak op. Je oefent op zelfstandige basis je beroepsactiviteiten in verband met de nalatenschap uit. Dit kan als hoofdberoep, maar ook als bijberoep.
Enkele te ondernemen stappen en verplichtingen om je in te schrijven als zelfstandige.:
- Aansluiten bij een erkend ondernemingsloket: vastleggen van een (unieke) ondernemersnummer (ook je btw-nummer)
- Registratie in Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
- Aansluiten sociale verzekeringsfonds
- Inschrijving btw-kantoor (enkele uitzonderingen mogelijk): Activeren van je btw-nummer. Ook als je gebruik wil maken van een vrijstelling (<25.000 euro omzet), moet je langsgaan bij een btw-kantoor.
- Uitvoeren van boekhouding (zelf of via een boekhouder)
- Indienen van (personen)belasting
- Aansluiten ziekenfonds (niet in bijberoep)
Hou er rekening mee dat enkele stappen niet van toepassing zijn wanneer je je inschrijft als zelfstandige in bijberoep, omdat deze geregeld zijn via je statuut als werknemer.
Als natuurlijk persoon is het mogelijk om samen te werken met familieleden, vrienden of anderen. Om conflicten te vermijden, wordt er aangeraden om alle afspraken vast te leggen in een overeenkomst. Wanneer beide partijen het contract ondertekenen, gaan ze akkoord met de inhoud. Uiteraard is het mogelijk om tijdens de samenwerking nieuwe afspraken te maken of te wijzigen, bij voorkeur opnieuw schriftelijk. Hiervoor laat je je best bijstaan door een jurist, notaris of advocaat.
De nalatenschap in persoonlijk bezit houden, zonder juridische structuur, heeft zijn voor- en nadelen. Het voordeel is dat deze manier van werken geen opstartkosten vereist en dat het heel wat flexibiliteit en vrijheid toelaat (bv. geen verantwoording afleggen). Het nadeel is dat de inkomsten persoonlijk belast worden. Zo wordt er bij schulden gekeken naar privévermogen. Verder is je nalatenschap niet vertegenwoordigd door een entiteit. Bij een nalatenschap in eigen bezit, zonder juridische structuur, is het persoonlijk risico hoger dan bij een aparte entiteit. Ook komen bepaalde subsidies en belastingvoordelen enkel in aanmerking voor een rechtspersoon, zoals bijvoorbeeld een vzw of een stichting en kan je hier dus geen beroep op doen.
Een aantal aspecten die meegenomen worden in de keuze om al dan niet een juridische structuur op te richten zijn:
- De intentie en ambitie van de kunstenaar en/of erfgenamen: Een eigen juridische entiteit vraagt een groot engagement.
- Financiële mogelijkheden: Zijn er opstartkosten ter beschikking? Wat met de inkomsten van de nalatenschap? Is deze winstgevend?
- De doelstellingen en activiteiten van de estate : Sommige structuren sluiten beter aan bij bepaalde activiteiten dan anderen. Hou hier rekening mee bij het nemen van beslissingen.
Wanneer ervoor een aparte juridische entiteit gekozen wordt, zijn er verschillende opties mogelijk. Zo is het mogelijk om een vennootschap op te richten, zoals een maatschap, een Vennootschap Onder Firma (VOF), een Commanditaire vennootschap (CommV), een Coöperatieve vennootschap (CV), een Besloten vennootschap (BV) of een Naamloze vennootschap (NV). Daarnaast zijn de bekendste structuren voor een estate of nalatenschap een vzw (vereniging zonder winstoogmerk) of een stichting. Bij de laatste structuur wordt er nog een onderscheid gemaakt tussen een private stichting en een stichting van openbaar nut (erkenning FOD Justitie).Deze verschillende organisatievormen zijn door Cultuurloket, die instaat voor de zakelijke ondersteuning van de cultuursector, samengebracht in een overzicht. In deze matrix worden van elke structuur de voorwaarden, voor- en nadelen in kaart gebracht.
Bij het kiezen van de meest geschikte structuur is het aangeraden om rekening te houden met de verschillende voorwaarden die van toepassing zijn voor de organisatievormen. Vragen als ‘Waaraan moet worden voldaan?’, ‘Welk doel heeft de nalatenschap?’ en ‘Is er een minimum kapitaal ter beschikking?’ komen hierbij aan bod.
In de eerste plaats is het aanbevolen om bij de oprichting na te denken over de welbepaald(e) doel(en) van de juridische structuur. Afhankelijk van deze doel(en), onderscheiden we vennootschappen, verenigingen en stichtingen. Een vennootschap heeft als doel om met de inbreng van de vennoten en activiteiten winst na te streven en deze uit te keren aan de aandeelhouders. Bij verenigingen en stichtingen is dit anders, hun activiteiten worden georganiseerd om een belangeloos doel na te streven. De inkomsten en het vermogen worden enkel gebruikt om de activiteiten verder te zetten.
- Concreet: wanneer je winst wil nastreven en uitkeren, kies je voor een maatschap of vennootschap. Wanneer je andere doelen voor ogen hebt, zijn de organisatievormen van een vereniging of stichting ook interessant.
In de tweede plaats is het aangeraden om te kijken of er een minimum kapitaal ter beschikking is voor het oprichten van een juridische entiteit. Enkel bij een vzw is dit niet van toepassing. Voor een maatschap is er bijvoorbeeld geen minimumkapitaal vereist van de maten, maar moet er wel geld, goederen of arbeid ingebracht worden. Bij een stichting moet je dan weer een inbreng van vermogen voorzien, waarmee ze haar activiteiten kan verrichten. Dit houdt dus in dat je voldoende (financiële) middelen moet inbrengen om de werking van de stichting uit te kunnen voeren. Dit vermogen kan aangevuld worden met schenkingen van andere personen, overheidssubsidies of eventueel door inkomsten van activiteiten die de stichting na haar oprichting organiseert.
- Het is dus van belang om na te denken over de financiële mogelijkheden en/of er een startkapitaal beschikbaar is voor de oprichting van een (toekomstige) estate.
Naast de winstuitkering en het minimumkapitaal zijn er nog andere aspecten waarmee rekening gehouden kan worden, zoals ‘besturen en vertegenwoordigers’ en ‘aansprakelijkheid’. Bij sommige juridische entiteiten zijn een aantal bestuursorganen, functies of leden vereist om te handelen. Bij een VZW is bijvoorbeeld verplicht om een algemene vergadering en een bestuursorgaan van minstens drie leden (behalve als de VZW bestaat uit twee leden) op te richten. Zij besturen en vertegenwoordigen de organisatie. Verder is er ook een verschil op de aansprakelijkheid; ‘ben je alleen aansprakelijk of samen met anderen?’, ‘Met jouw privévermogen of enkel met je beroepsvermogen?’. Dit heeft te maken met welk (persoonlijk) risico je loopt binnen een bepaalde entiteit.
- Het is dus aangeraden om bij het oprichten van een juridische entiteit rekening te houden met het minimum aantal oprichters, de bestuursorganen en bestuurders en de risico’s die verbonden zijn op vlak van aansprakelijkheid van privé- en beroepsvermogen.
Al deze factoren dragen bij om tot een goed doordachte beslissing te komen. Zo’n beslissing bepaalt mee de identiteit en slaagkracht van de nalatenschap. Let op: De regel- en wetgeving rond de verschillende structuren is al diverse keren veranderd. Win dus professioneel advies in. Neem contact op met Cultuurloket of neem een kijk op hun website voor meer informatie.