Financiële middelen

Financieel plan

Voor het opbouwen van een estate, voor een gewaarborgde continue werking en om  je doelen te kunnen verwezenlijken heb je een budget nodig. Financiële planning behoort tot de basis van het beheer en moet op maat gebeuren al naargelang de grootte van de werking, de doelstellingen en de voorziene levensduur. Daarom is het aanbevolen om een analyse te maken van de mogelijke inkomsten en uitgaven. Dit kan via een financieel plan waarin je nadenkt over middelen, investeringen en kapitaal, maar ook door een begroting uit te werken met de verwachte inkomsten, uitgaven en vaste kosten.

• Hou er rekening mee dat dit plan bij sommige organisatievormen wettelijk verplicht is. Bij andere juridische structuren of als zelfstandige is het ook interessant om een financieel overzicht te voorzien en een begroting uit te werken voor een specifiek project (bv.: tentoonstelling, publicatie, …) of voor de werking van de estate in het algemeen.

Binnen een financieel plan wordt een antwoord geboden op de volgende vragen.:

• Welke kosten en investeringen moet je maken?
• Wat zijn de vaste kosten?
• Wat heb je nodig voor het uitvoeren van de activiteiten?
• Welke inbreng heb je aan eigen middelen?
• Moet je opzoek gaan naar andere financiering dan je eigen inkomsten?

In het financieel plan bespreek je de kosten en investeringen die nodig zijn om de estate te laten functioneren. Dit plan kan jaarlijks worden opgesteld en heeft bij voorkeur een afgesproken structuur. Er dient een investeringsplan (overzicht van de benodigde investeringen en daarvoor benodigde bedrijfskapitaal), een financiële prognose of begroting (inschatting van inkomsten en kosten), een financieringsplan (financieren van je investeringsplan) en een kasplanning (overzicht van de uitgaande en inkomende sommen in een bepaalde periode) opgenomen te worden. Het financieel plan is bedoeld om een totaalbeeld te geven van de werking en alle activiteiten. Het is een financiële vertaling van de plannen voor de (artistieke) nalatenschap.

• Voor het opstellen van dit plan kan je contact opnemen met Cultuurloket of hun website raadplegen voor meer informatie.

Mogelijke uitgaven van je estate zijn: personeelskosten, huur (opslag collectie, archief en atelier), onderhoud, publicatiekosten, belastingen, uitbesteding van boekhouding, collectie- en archiefzorg (verpakkingsmateriaal, restauratie, …), verzekeringen, transportkosten, ICT-ondersteuning (digitaal archief, database, website,…), het laten fotograferen van werk en bijkomende administratieve kosten.

• Denk goed na over de mogelijke uitgaven voor het oprichten van je estate, de werking en depotruimte. Hou hierbij ook rekening met de volgende vragen: ‘Is het een eenmalige kost of een vaste kost (bv. een keer per maand of per jaar)?’, ‘Is het mogelijk om deze te verspreiden over een langere periode?’ Neem dit mee op in je financieel plan of overzicht.

Voorbeeld: uitgaven voor een werk- en depotruimte.:

Waar wordt de nalatenschap bewaard? Voor deze uitgave denk je na over de bewaarplaats, waar de nalatenschap (oeuvre en archief) wordt opgeslagen en of dit mogelijk is voor een langere termijn. Enerzijds kan het een interne depotruimte zijn, zoals je huis, de voormalige woning of atelier of een ander eigendom. Anderzijds kan je gebruik maken van een externe depotruimte. Hiervoor moet je rekening houden met kosten op langere termijn, zoals huur, vaste kosten (elektriciteit, verwarming, water, …) en kosten om de nalatenschap duurzaam te bewaren. Sommige van de aangekochte apparaten hebben nood aan onderhoud, hier komen dus ook onderhoudskosten bij kijken.

Wanneer je een geschikte ruimte hebt voor de nalatenschap, kan je nadenken over wat je nodig hebt om deze duurzaam te bewaren: welke materialen heb je nodig voor de opslag (labels, stickers, (laden)kasten, rekken, …) van het archief en oeuvre? Welke systeem ga je gebruiken om de nalatenschap te inventariseren en welke kosten komen daarbij kijken? Deze kosten kan je ingeven als een investering waarbij je ook op zoek gaat naar de mogelijke financiering.

• Doe onderzoek naar uitgaven, vraag eventueel offertes aan voor meer informatie en neem deze mee op in het financieel plan. Zorg ervoor dat dit plan regelmatig wordt nagekeken en laat het meegroeien met je organisatie.

Enkele manieren om mogelijke uitgaven te beperken, met name personeelskosten, zijn het gebruik maken van de interne competenties, ondersteuning door een netwerk van familie, vrienden, kennissen en vrijwilligers en samenwerking(en) met bijvoorbeeld universiteiten of lokale besturen en organisaties.

Afhankelijk van de interne competenties en capaciteiten kan je bepalen of je sommige zaken zelf kan opnemen, denk maar aan boekhouding, fotografie of ICT-ondersteuning. Dit kan ook via een netwerk van familie, vrienden, kennissen, vrijwilligers en professionele contacten of bijvoorbeeld via de vrienden van je estate. In je eigen netwerk als erfgenaam of belanghebbenden, maar ook in het netwerk van de kunstenaar, kan je kijken wie interessant is om te betrekken bij het oprichten van de estate. Het inzetten van de competenties van mensen uit je nabije netwerk, biedt de mogelijkheid om de zorg voor de nalatenschap te verdelen en om extra skills in te schakelen.

• Neem contact op met de galerijen waar de kunstenaar mee samenwerkte om zijn werk te promoten en informeer naar de mogelijkheden voor een eventuele samenwerking met de estate.

Om de personeelskosten te beperken, kan er ook samengewerkt worden met universiteiten of lokale diensten, zoals een erfgoedcel of een intergemeentelijk onroerenderfgoeddienst. Het inzetten van studenten of vrijwilligers kan niet alleen inhoudelijke ondersteuning bieden, maar ook voor praktische zaken zoals conservatie ten goede komen. Daarnaast is het mogelijk om via deze samenwerkingen de nalatenschap in te zetten voor (wetenschappelijk) onderzoek en toegankelijk te maken voor een ruimer publiek. Denk bijvoorbeeld aan een deelname aan de jaarlijkse Erfgoeddag of Monumentendag. De mogelijkheden tot samenwerkingen wordt verder toegelicht op de pagina ‘Samenwerkingen’. Check ook het onderdeel ‘Ontsluiten van je nalatenschap’ voor meer informatie.

• Hou rekening met de lokale interesse van de omgeving en hun visie op beeldende kunst. Bekijk hoe je de activiteiten van de estate hierop kunnen inspelen.

Gelukkig zijn er naast uitgaven ook inkomstenbronnen waarvan de verschillende onderdelen van je nalatenschap, zoals het oeuvre van een kunstenaar, een belangrijke bijdrage voor zijn. Daaruit komen volgende opties voort:

De verkoop van werken uit de nalatenschap kan zorgen voor eigen inkomsten. Hiervoor is het aangeraden om de nalatenschap, het oeuvre van de kunstenaar, op te delen in categorie A, B, C en D.  Categorie A is de kerncollectie van de nalatenschap, het zijn de sleutelwerken die representatief zijn voor het leven en het werk van de kunstenaar. Categorie B, omvat de werken die verkocht of geschonken kunnen worden aan publieke instellingen, bijvoorbeeld aan een museum. Categorie C zijn de werken die op de kunstmarkt of aan privécollecties verkocht kunnen worden. Bij de verkoop van werken is het zoeken naar een goede balans en naar de juiste momenten om te verkopen. Dit hangt uiteraard samen met de positie van de kunstenaar op de markt op het moment van het oprichten van de estate. De laatste categorie is categorie D, dit zijn de werken die je afstoot of verdeeld onder de familie.

• Een overweging die hierbij aansluit, is het terugkopen van ooit verkocht werk door de estate of de kunstenaar omdat het nu tot de kerncollectie blijkt te horen. Deze sleutelwerken kunnen dan weer ingezet worden als bruiklenen voor tentoonstellingen of voor publicaties om het leven en werk van de kunstenaar publiektoegankelijk te maken.

Bij sommige media zoals sculpturen, grafisch werk, fotografie of videokunst is het mogelijk om ook na de dood van de kunstenaar nog ‘nieuw’ werk te produceren. Het recht om dit te mogen doen is afhankelijk van het geldende auteursrechten. Ook is het aangeraden om na te gaan wat de wensen van de kunstenaar hieromtrent zijn. Het moet duidelijk zijn welke werken gemaakt zijn tijdens het leven van de kunstenaar, en welke erna, door aanduiding van productiejaar.

• Het reproduceren van kunstwerken heeft invloed op de markt. Zeldzame kunstwerken zijn meer waard, dus als je de markt gaat overspoelen met kopieën, heeft dit een negatief effect. Denk goed na over welke keuzes je gaat maken en hou eventueel rekening met de onderverdeling van categorieën van het oeuvre.

Auteursrecht

Een andere mogelijke inkomst is het innen van auteursrecht. Dit kan enkel tot zeventig jaar na het overlijden van de kunstenaar, en als de estate de huidige rechthebbende is. De estate kan het auteursrecht zelf beheren of lid worden van een beheersvennootschap zoals SABAM. Je kan bijvoorbeeld een vergoeding vragen voor het gebruik van originele foto’s van het kunstwerk. Let op: dit beperkt wel de toegankelijkheid van de nalatenschap. Sommige estates kiezen er vanuit een strategisch standpunt net voor om in bepaalde gevallen (bv. onderzoek) geen auteursrechten te innen en op die manier een bredere verspreiding van beelden te verwezenlijken. Voor meer informatie over auteursrecht, check het volgende hoofdstuk ‘uitklaren van rechten’.

Volgrecht

Naast de auteursrechten heb je ook nog het volgrecht. Dit garandeert een percentage van de verkoopprijs op de secundaire markt en blijft gelden tot zeventig jaar na het overlijden van de kunstenaar. Het is een vergoeding wanneer een van de originele kunstwerken doorverkocht wordt met behulp van een actor uit de professionele kunsthandel. De koper, verkoper of tussenpersoon zijn verplicht de doorverkoop te melden op het platform voor het volgrecht (resaleright). Dit platform werd opgericht door de beheersvennootschappen voor auteursrechten SABAM en SOFAM voor het beheer van het volgrecht in België. Dit recht zorgt ervoor dat de auteur kan genieten van de groeiende populariteit van zijn werk.

• Wanneer je niet bent aangesloten bij SABAM of SOFAM, kan je als kunstenaar of via de estate zelf het volgrecht opeisen via het platform. Als je wel bent aangesloten bij een beheersvennootschap, dan zal deze de nodige stappen ondernemen en op hun beurt de vergoeding betalen.
• Je kan het volgrecht doen gelden binnen een termijn van vijf jaar vanaf de datum van de doorverkoop, daarna vervallen de rechten van de kunstenaar.

Raadpleeg de website van SABAM of SOFAM voor meer informatie om lid te worden van de beheersvennootschappen. Het voordeel van dit lidmaatschap is dat de auteursrechten en volgrecht door deze vennootschappen van dichtbij worden opgevolgd en uitbetaald.

Crowdfunding en sponsoring 

Buiten de eigen werking en het gebruik maken van de verschillende onderdelen van de nalatenschap zijn er nog andere inkomstbronnen mogelijk, zoals subsidies, een crowdfunding en sponsoring. Estates kunnen zelf vaak geen beroep doen op subsidiëring door de overheid. Aanvragen die worden ingediend in samenwerking met een partner die hiervoor wel in aanmerking komt zijn een optie. Voor een tentoonstelling of publicatie is het ook mogelijk om een crowdfunding op te richten waarbij je een specifiek bedrag gaat verzamelen. Het is een manier om op zoek te gaan naar fondsen door een grote groep mensen aan te spreken en te vragen naar een bijdrage.

Naast subsidies en crowdfunding is het ook mogelijk op zoek te gaan naar sponsoren voor de estate. Zij geven een bepaalde bijdrage voor een specifiek project, de werking of een publicatie. Een goed uitgewerkte sponsordeal vraagt tijd en een goede voorbereiding. Je moet een aanbod uitwerken: wie wil je als sponsor en hoe ga je die contacteren en overtuigen? Tevens kan je nadenken over een mogelijke tegenpresentatie zoals een vorm van publiciteit. Zorg voor een goede presentatie met een duidelijk beeld van de inhoud en praktische organisatie van je project, wat je nodig hebt of welke bijdrage verwacht wordt en de mogelijke tegenpresentaties.

• Er zijn verschillende banken en bedrijven die interesse hebben in het sponsoren van culturele evenementen, de werking van een estate, een publicatie of tentoonstelling. Bekijk wat de mogelijkheden zijn en hoe dit een bijdrage kan leveren voor de (lopende) projecten.

TIP: Op de website van Cultuurloket vind je een model van sponsoringsovereenkomst terug.

Markt- en marketingstrategie

Eén van de taken van de estate is nadenken over hoe je de werking, de activiteiten en de plannen gaat financieren. Dit maakt deel uit van je markt- en marketingstrategie en vraagt tijd en middelen. Het gaat over het maken van de juiste keuzes, een goede balans vinden en rekening houden met de positie van de kunstenaar en hoe hierop in te kunnen spelen. Verder denk je na over de activiteiten en doelen die je op langer termijn wil bereiken en ga je op zoek naar de juiste aanpak voor de organisatie.

Breng de inkomsten en uitgaven van de estate in kaart, bekijk wat de mogelijkheden zijn voor financiële ondersteuning en werk dit uit in een financieel plan. Werk ook een marketingstrategie uit om de nalatenschap te promoten en om de positie van de kunstenaar op de kunstmarkt te verbeteren. Laat je hiervoor bijstaan, ga opzoek naar professioneel advies en ervaringen.

TIP: Bekijk naast Cultuurloket ook de website van Kunstenpunt. Kunstenpunt is het steunpunt voor de professionele kunsten in drie disciplines: beeldende kunsten, podiumkunsten en klassieke muziek. Ze helpen je wegwijs te maken in het kunstenveld, ze brengen kennis, ideeën en ervaringen samen en gaan op zoek naar vernieuwing en ontwikkeling.

Wil je verder lezen? Ga terug naar het Kennisdossier ‘Nalatenschappen’.