Het archief van Cel Overberghe

In het afgelopen voorjaar liep Bachelor studente Kunstenwetenschappen en Archeologie (V.U.B.), Lisa Dierickx, stage bij het CKV. Haar opdracht bestond erin het archief van kunstenaar Cel Overberghe (°1937, Deurne) stapsgewijs te ontsluiten. Lisa’s uitstekende werk resulteerde in een gestructureerde inventaris en een volledige digitalisering van het archief en stelde bovendien de collega’s van het CKV in staat om de stappen in de ontsluiting van een archief te concretiseren. Deze stappen kan u terugvinden op onze website . In plaats van een saaie beschrijving door ons hebben we beslist Lisa, aan de hand van haar stageverslag, voor zichzelf te laten spreken. Onderstaand verslag is dan ook niet alleen een rapport over een ontsluiting van een archief, maar ook een getuigenis van de eerste ervaringen met een archief.
Wij zijn Lisa dankbaar voor haar geleverde prestaties en wij zijn zeer benieuwd wat de toekomst zal brengen voor deze getalenteerde (toekomstige) onderzoeker.

Het archief Cel Overberghe, verslag van Lisa Dierickx
Enkele opmerkingen werden toegevoegd tussen […]

Voor mijn stage bij Centrum Kunstarchieven Vlaanderen ging ik aan de slag met het archief van Cel Overberghe. Ik heb het plezier gehad het archief volledig te kunnen verwerken. Hieronder volgt een beschrijving van het proces.
De eerste stap bij het verwerken van een archief is inventariseren. Dit houdt in dat er een inventaris in Word [of Excel] wordt opgesteld waarin archiefstukken per thema worden geïnventariseerd. Elk stuk archief, dat wordt geïnventariseerd, krijgt een nummer. Het eerste archiefstuk krijgt nummer 1, het tweede nummer 2 enzovoort. Deze nummerring wordt zowel in de inventaris geplaatst als op het zuurvrije mapje waarin het archiefstuk bewaard zal worden. De map is zuurvrij zodat het archiefstuk optimaal bewaard kan blijven.
Per archiefstuk wordt alle belangrijke informatie die ter beschikking is genoteerd. Dit is de (zo exact mogelijke) datum, jaartal, titel, plaats, auteur en soort archiefstuk (bijvoorbeeld ‘banden’, ‘stukken’ en ‘omslag’).

Wanneer het hele archief geïnventariseerd is, wordt als tweede stap het archief gesorteerd. Tot nu is het archief geïnventariseerd per thema, maar ligt het archief nog niet per thema gesorteerd.
De volgende stap is een nieuwe nummering geven aan het archief. Tot nu werd er gewerkt met een gewone nummering. De definitieve nummering maakt het zoeken naar een archiefstuk in het archiefdepot makkelijker. Wanneer deze nieuwe nummering in de inventaris staat, wordt het archief erbij gehaald om de eerste nummering op de zuurvrije mappen te veranderen naar de definitieve nummering. Wanneer die gebeurd is, worden de mappen in dozen gestoken. Op deze dozen wordt de nummer van het eerste en laatste archiefstuk binnen in de doos genoteerd. Op deze manier moet de onderzoeker niet alle dozen openen opzoek naar een stuk archief. [In een eindfase ontvangt de onderzoeker alleen de voor hen relevante stukken].
De laatste stap binnen het process is het digitaliseren van het archief. Per stuk archief wordt een map aangemaakt. Deze mappen krijgen een nummer dat overeenkomt met het archiefstuk. Zo wordt er een inventaris aangemaakt van gedigitaliseerd archief die overeenkomt met de inventaris die gemaakt is in Word [of Excel].

Als student bij Centrum Kunstarchieven Vlaanderen (CKV)

Vanaf het begin heb ik het gevoel gehad dat mijn collega’s bij Centrum Kunstarchieven Vlaanderen vertrouwen in mij hadden. Ik heb nooit het gevoel gehad dat er over mijn schouder meegekeken werd op elke stap die ik zou zetten. Hierdoor voelde ik mij erg op mijn gemak.
Wanneer er een taak werd gegeven, werd deze duidelijk toegelicht. Wanneer ik een vraag had, werd die volledig en concreet beantwoord zodat ik meteen verder kon. Indien er iets getoond moest worden, gebeurde dit ook op een duidelijke manier.
Ik had hiervoor nog nooit in een archief gewerkt. Hierdoor had ik geen flauw idee van hoe ik hieraan moest beginnen of wat de regels waren binnen het verwerken van een archief. In het begin werd alles rustig overlopen, zodat ik al een concreter idee had van wat mijn taken juist waren. Dit zorgde ervoor dat ik meer vertrouwen kreeg in mezelf. Daarna werd er ruimte gegeven om alles uit te zoeken en fouten te maken. Dit vind ik zeer belangrijk bij stage’s. Stages bestaan om vertrouwd te raken met een werkveld en om te leren uit fouten die je maakt.
Centrum Kunstarchieven Vlaanderen is een uitstekende stageorganisatie. Je krijgt taken die op je niveau liggen en de collega’s zijn enorm vriendelijk en staan altijd klaar om je te helpen.