Archiefdoorlichting S.M.A.K.

In 2023 voerde CKV een archiefdoorlichting uit bij het Stedelijk Museum voor Actuele Kunst (S.M.A.K.) in Gent. Het museum beschikt over een omvangrijk institutioneel archief met een grote schat aan informatie die teruggaat tot de jaren vijftig met de start van de Vereniging voor Museum van de Hedendaagse Kunst (VMHK), onder impuls van Karel Geirlandt (1919-1989). Verder is er archiefmateriaal bewaard omtrent de oprichting van het Museum van Hedendaagse Kunst in 1975 onder leiding van toenmalige directeur Jan Hoet (1936-2014) en rond de verhuizen van het museum naar de ‘Rode Poort’ en de huidige locatie in het Citadelpark. Het archief is een verzameling van meer dan zeventig jaar aan archiefmateriaal rond het brede cultureel netwerk van de hedendaagse kunst, de werking en de historiek van het museum.

Samen met het S.M.A.K. bekijkt CKV in dergelijk traject hoe de zorg voor het archief aangepakt kan worden. Dat resulteerde in een rapport met een analyse van het fysiek en digitaal archief, de archiefwerking en een waardebepaling. Op basis van deze vaststellingen kunnen er diverse acties geformuleerd worden, op maat van het museum. Inzicht hebben in ordening, samenstelling en bewaaromstandigheden is van cruciaal belang bij het nemen en beargumenteren van beslissingen en het leggen van de juiste focus inzake duurzame archiefzorg en -werking.

Methodologie

De archiefdoorlichting bestaat uit drie componenten: verkennende gesprekken, een plaatsingslijst en een analyse.

In eerste instantie vonden er verkennende gesprekken plaats met medewerkers die gebruik maken van of zorg dragen voor het archief. Dat biedt de mogelijkheid om kennis te maken met de huidige manier van archiveren, de werkzaamheden van het museum en het archief dat daarbij gecreëerd wordt. Zo verkreeg CKV een beeld van welke verschillende documenten, archiefstukken en objecten binnen S.M.A.K. circuleren en de manier waarop de medewerkers er mee omgaan, zowel voor het fysiek als het digitaal archief.

Vervolgens werd er gestart met het in kaart brengen van het institutioneel archief van het museum via een plaatsingslijst. CKV koos ervoor om een beknopte beschrijving te geven van de archiefbestanddelen in volgorde waarop ze gerangschikt zijn, om zo een algemeen overzicht te krijgen van het archief in de verschillende ruimtes. Verder zijn enkele onderdelen steekproefsgewijs dieper onderzocht om de inhoud, staat en waarde te bepalen.

Op basis van de vaststellingen tijdens de archiefdoorlichting werd een rapport opgesteld met een kwantitatieve en kwalitatieve analyse van het fysiek en digitaal archief en de archiefwerking van het museum en een waardebepaling om het (potentieel) belang in kaart te brengen.

Het institutioneel archief in een notendop

Het archief van het S.M.A.K. bestaat uit diverse documenten die gelinkt kunnen worden aan de dagelijkse werking en diensten van het museum, zoals de artistieke werking, collectie, publiekswerking, productie en restauratie. Dit wordt aangevuld met een (omvang)rijke reeks aan affiches, een uitgebreid gamma aan uitnodigingen, flyers en brochures en een groot fotoarchief met onder andere reeksen foto’s van tentoonstellingen, zaalzichten en vernissages. Verder beschikt het S.M.A.K. over een mooi audiovisueel archief met films, interviews, muziek en documentaires omtrent kunstenaars en tentoonstellingen.

Ook zijn binnen het institutioneel archief enkele interessante deelarchieven bewaard gebleven die verbonden zijn aan de historiek en de werking van het museum, zoals het archief van de vrienden van het S.M.A.K., het archief van de tentoonstelling voor actuele kunst ‘DOCUMENTA IX’ (1992) in Kassel en het archief van de internationale tentoonstelling ‘TRACK’, die plaatsvond in 2012 in het stadscentrum van Gent.

Resultaten

Tijdens de archiefdoorlichting kon CKV vaststellen dat er al diverse inspanningen qua archiefzorg zijn geleverd, dat eenieder – vaak vanuit de dagelijkse werking – de waarde en het nut van het archief erkent, en dat er een bereidheid is om aan de slag te gaan met het omvangrijk institutioneel archief. Omwille van de omvang, de beperkte werkkracht, de blijvende aangroei en de frequente consultatie van het archief is het echter een zoektocht om op een goede manier zorg te dragen voor het archief. Via de resultaten van het traject is het mogelijk om beargumenteerd verder stappen en beslissingen te nemen met als eerste doel het opstellen van een archiefplan, dit is een duidelijk plan van aanpak voor een gedegen bewaring en ontsluiting.
Een volgende stap voor het S.M.A.K. is om een duidelijke visie over archiefzorg en -werking te formuleren, na te denken over wat te doen met het archief en afspraken te maken rond een duurzaam behoud en beheer.

Naast de archiefdoorlichting bij het S.M.A.K. buigt CKV zich verder over de zorg voor museumarchieven. Wordt dus vervolgd.