Voorbereiding (indien tijd beschikbaar vóór de calamiteit)
Maak een prioriteitenlijst: Identificeer de belangrijkste werken en documenten die als eerste geëvacueerd moeten worden.
Controleer opslagcondities: Zorg ervoor dat kwetsbare stukken al veilig verpakt zijn (bijvoorbeeld in zuurvrije dozen, beschermhoezen, of met noppenfolie).
Stel een evacuatieplan op: Bepaal een route voor het verplaatsen van werken.
Maak digitale back-ups: Sla belangrijke bestanden op in de cloud of op een externe harde schijf en bewaar deze op een veilige locatie.
Bereid verpakkingsmateriaal voor: Zorg voor voldoende dozen, zuurvrij papier, beschermingshoezen en tape.
Tijdens de calamiteit
Beoordeel de situatie: Inventariseer snel welke delen van de collectie direct bedreigd zijn.
Activeer het evacuatieplan: Volg de prioriteitenlijst en werk in een logische volgorde.
Bescherm kwetsbare stukken: Verpak kunstwerken en documenten zo goed mogelijk met het beschikbare materiaal.
Label alle objecten: Zorg voor duidelijke identificatie met labels of stickers.
Noteer verplaatsingen: Houd een registratie bij van wat er wordt verplaatst, naar welke locatie, en door wie.