En élaborant une description générale de vos archives ou de votre collection, vous obtenez une vision claire du contexte, de l’envergure, du contenu et de l’état. Un aperçu de la sorte comporte plusieurs avantages : vous savez ce que vous avez, mais également ce que vous n’avez pas/plus. Vous contribuez ainsi à vos propres activités journalières ou à votre pratique artistique. Vous pouvez également le prendre comme point de départ pour un inventaire ultérieur ou l’utiliser pour vous faire une idée des pièces susceptibles de nécessiter des soins supplémentaires.
Il existe un modèle pour décrire une archive de manière globale. Dans le secteur des archives, une Norme générale et internationale de description archivistique ou ISAD(G) a été développée à cet effet. Elle vous permet de dresser l’inventaire des différentes pièces d’une archive selon le contenu et la forme. Elles peuvent par exemple être liées à des « projets », à la « comptabilité » ou à la « correspondance générale ». Vous voulez le faire vous-même ? Assurez-vous dès lors d’avoir consulté la fiche sur la description d’archives que le CKV utilise. Ou signalez directement l’archive auprès du CKV.